Carrières

Un joueur clé dans l’équipe, le/la commis administratif/ve est appelé à travailler en étroite collaboration avec le président et la gestionnaire de projets, qui assure également la direction des services administratifs afin de voir au bon fonctionnement de l’entreprise. Il ou elle assure, entre autres, diverses tâches de comptabilité et administratives.

Essentielles

• Détenir un diplôme en comptabilité, administration, secrétariat ou bureautique ou avoir de l’expérience pertinente dans un domaine connexe
• Maitriser des logiciels QuickBooks, de la suite Microsoft et de la suite Google
• Posséder la capacité d’effectuer efficacement plusieurs tâches à la fois
• Avoir le souci du détail, de la précision et du travail bien fait
• Savoir gérer plusieurs budgets

Un atout

• Excellentes capacités rédactionnelles et maitrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Compréhension d’un ou plusieurs de ces domaines : design graphique, marketing, restauration, immobilier
• Connaissance du service de paies Employeur D

• Habiletés interpersonnelles exceptionnelles
• Capacité d’analyse et esprit de synthèse
• Bon sens de l’organisation et des responsabilités
• Capacité à s’adapter avec un minimum d’encadrement
• Capacité à travailler sous pression
• Rigueur, autonomie, sens de l’initiative et souci du détail
• Habileté à travailler dans un environnement constamment en mouvement
• Souci de la qualité du travail livré
• Flexibilité quant à l’horaire de travail afin de respecter les échéances

• Concevoir, élaborer, rédiger, corriger et faire la mise en page de divers documents selon les méthodes et directives de la direction.
• Préparer la correspondance, les documents et les rapports dont a besoin la direction.
• Procéder à l’entrée des données comptables dans le logiciel Dext et QuickBooks.
• Facturer les clients.
• Recevoir et enregistrer les paiements des clients et des fournisseurs.
• Envoyer des états de comptes mensuellement et effectuer les suivis et la collection auprès des clients.
• Préparer les dépôts bancaires et effectuer ceux-ci au comptoir caisse.
• Effectuer les paiements aux fournisseurs.
• Appuyer à la conciliation bancaire en répondant et en expédiant les pièces justificatives
  à notre comptable.
• Faire l’entrée des données pertinentes aux bulletins de paie et préparer la paie des employés.
• Mettre le dossier personnel des employés à jour (jours de vacances, de maladie et autres).
• Remplir les formulaires relatifs à l’assurance emploi (cessation d’emploi).
• Expédier les formulaires T4 aux employés.
• Effectuer les remises gouvernementales.
• Maintenir à jour l’inventaire des équipements et des pièces.
• Produire mensuellement les états de revenus et de dépenses.
• Classer les documents comptables et documents légaux.
• Effectuer toutes autres tâches connexes au bon fonctionnement du travail (gestion du courrier, appels téléphoniques, etc.).

Chez Chabo, nous sommes des artistes, des techniciens, des programmeurs, des auteurs, des coordonnateurs et des stratèges aux talents diversifiés et aux personnalités contrastantes. Notre point en commun? Le désir d’offrir à nos clients un service à la hauteur de notre talent. Nos clients sont dispersés dans tous les coins de la province de l'Ontario et dans plusieurs régions canadiennes.

La santé de notre équipe est notre priorité. Pour cette raison, les membres de l'équipe Chabo
travaillent de la maison depuis mars 2020, et ce, pour une période indéterminée. Durant cette période, la majorité des rencontres se font par visioconférence. Toutefois, il est attendu que les membres de l'équipe soient en mesure de se déplacer au bureau – où autre lieu – selon les besoins des clients, tout en respectant les mesures préventives recommandées par le bureau de santé. Dans le futur, l’équipe travaillera en mode hybride maison-bureau, selon le besoin (formule à déterminer).

Un joueur clé dans l’équipe, le coordonnateur ou la coordonnatrice de projets est appelé à travailler en étroite collaboration avec la gestionnaire de projets et l’agente de communication afin d'établir l’horaire de l’équipe de production. Il ou elle assure, entre autres, la communication auprès de clients, le bon déroulement des projets ainsi que la rédaction de divers documents. La coordination de projets inclut également la préparation de devis, le maintien des budgets, de la facturation et des calendriers de travail de divers projets ainsi que la création de rapports périodiques pour ces derniers. Cette personne se rapporte à la gestionnaire de projets.

Essentielles

• Études postsecondaires dans une discipline pertinente en administration, en communication,
  en marketing ou expérience équivalente
• Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Capacité à gérer et interpréter un budget
• Maitrise des logiciels de la suite Microsoft

Un atout

• Compréhension des domaines du design graphique et du marketing
• Connaissance des logiciels de mise en page Google
• Familiarité avec la plateforme QuickBooks
• Aptitudes ou intérêt en organisation d’évènements

• Habiletés interpersonnelles exceptionnelles
• Capacité d’analyse et esprit de synthèse
• Bon sens de l’organisation et des responsabilités
• Capacité à s’adapter avec un minimum d’encadrement
• Capacité à travailler sous pression
• Rigueur, autonomie, sens de l’initiative et souci du détail
• Habileté à travailler dans un environnement constamment en mouvement
• Souci de la qualité du travail livré
• Flexibilité quant à l’horaire de travail afin de respecter les échéances

• Établir et entretenir les relations entre les clients, les fournisseurs et l’équipe.
• Superviser et coordonner les procédures de bureau et étudier, évaluer et appliquer de nouvelles méthodes de travail.
• Établir l’ordre de priorité des tâches, attribuer le travail au personnel de production et s’assurer
  que les délais soient respectés.
• S’assurer de l’exactitude des données entrées dans le système de gestion par rapport aux contrats, aux devis et aux paramètres du client.
• Effectuer des activités à caractère administratif associées aux demandes de propositions.
• Faire des analyses et voir aux opérations administratives liées au budget, aux contrats
  et à la planification et gestion des projets.
• Effectuer la facturation régulièrement et faire les suivis nécessaires.
• Collaborer à la préparation du budget d’exploitation et assurer le contrôle des stocks
  et le contrôle budgétaire.
• Rassembler des données pour préparer des lettres, des manuels et des rapports périodiques
  et spéciaux.
• Révision de textes français et anglais.
• Toute autre tâche requise pour la réalisation des projets et le bon fonctionnement de l’agence.

Chez Chabo, nous sommes des artistes, des techniciens, des programmeurs, des auteurs, des coordonnateurs et des stratèges aux talents diversifiés et aux personnalités contrastantes. Notre point en commun? Le désir d’offrir à nos clients un service à la hauteur de notre talent. Nos clients sont dispersés dans tous les coins de la province de l'Ontario et dans plusieurs régions canadiennes.

La santé de notre équipe est notre priorité. Pour cette raison, les membres de l'équipe Chabo
travaillent de la maison depuis mars 2020, et ce, pour une période indéterminée. Durant cette période, la majorité des rencontres se font par visioconférence. Toutefois, il est attendu que les membres de l'équipe soient en mesure de se déplacer au bureau – où autre lieu – selon les besoins des clients, tout en respectant les mesures préventives recommandées par le bureau de santé. Dans le futur, l’équipe travaillera en mode hybride maison-bureau, selon le besoin (formule à déterminer).